Il Consiglio di Amministrazione dell’Ufficio europeo di Sostegno per l’Asilo,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (UE) n. 439/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 maggio 2010, che istituisce l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo (2), in particolare l’articolo 29,
visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) del 20 maggio 2020 e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne, previa consultazione del comitato del personale,
considerando quanto segue:
(1)EASO svolge le proprie attività in conformità del regolamento (UE) n. 439/2010.
(2)In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 21 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 21, dovrebbero basarsi sulle norme interne che saranno adottate da EASO, laddove non si basino su atti giuridici adottati in base ai trattati.
(3)Tali norme interne, comprese le disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti dell’interessato.
(4)Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti dell’interessato ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, EASO valuta se sia applicabile una delle deroghe previste da tale regolamento.
(5)Nell’ambito del proprio operato, EASO può condurre indagini amministrative, avviare procedimenti disciplinari o attività preliminari riguardanti i casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità, attuare procedure (formali e informali) di prevenzione delle molestie, trattare reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT) e gestire le richieste dei membri del personale per l’accesso alle loro cartelle cliniche.
EASO tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
(6)EASO, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento (dei dati), indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno di EASO volte a riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(7)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, al fine di impedirne l’abuso o l’accesso illecito da parte di persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza, o il trasferimento dei dati ad esse. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati o nei registri di EASO.
(8)Tali norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti da EASO nello svolgimento di indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, nel trattamento di reclami interni ed esterni, audit interni, nello svolgimento di indagini da parte del responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE) e nella gestione delle richieste dei membri del personale per l’accesso alle loro cartelle cliniche.
(9)Tali norme interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del controllo dei loro risultati. Dovrebbero essere altresì comprese l’assistenza e la cooperazione fornite da EASO alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
(10)Nei casi in cui si applichino tali norme interne, EASO dovrebbe fornire giustificazioni sul motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.
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