Il Consiglio di Amministrazione,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, del 27 luglio 1994, concernente le privative comunitarie per ritrovati vegetali (2), che istituisce l’Ufficio comunitario delle varietà vegetali (UCVV), in particolare l’articolo 36,
visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati del 18 dicembre 2019,
previa consultazione del comitato del personale,
considerando quanto segue:
(1)L’UCVV (l’«Ufficio») esercita le sue attività conformemente al regolamento (CE) n. 2100/94.
(2)Conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi sulle norme interne che saranno adottate dall’Ufficio, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
(3)Tali norme interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non si applicano qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Laddove eserciti le proprie funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’Ufficio dovrebbe valutare se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.
(5)Nell’ambito del suo funzionamento amministrativo, l’Ufficio può essere costretto a limitare i diritti degli interessati in base all’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725.
(6)L’Ufficio, rappresentato dal suo presidente, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno dell’Ufficio per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(7)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’Ufficio.
(8)Tali norme interne dovrebbero applicarsi a tutte le operazione di trattamento dei dati svolte dall’Ufficio nel contesto di indagini amministrative, procedimenti disciplinari, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) relative a casi di molestia, trattamento di reclami e di dati medici, conduzione di audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).
(9)Nei casi in cui si applichino tali norme interne, l’Ufficio deve fornire giustificazioni che spieghino il motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.
(10)In questo quadro, l’Ufficio è tenuto a rispettare, nella misura più ampia possibile, i diritti fondamentali degli interessati durante i citati procedimenti, in particolare quelli che riguardano il diritto di comunicare informazioni, il diritto di accesso e rettifica, il diritto di cancellazione e di limitazione del trattamento, il diritto di comunicazione di una violazione dei dati personali agli interessati o il diritto alla riservatezza delle comunicazioni come sancito nel regolamento (UE) 2018/1725.
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