Il Consiglio di Amministrazione dell’Emcdda,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), e in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (CE) n. 1920/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativo all’istituzione di un Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (2)e in particolare gli articoli 6 e 9 di detto regolamento,
visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati («GEPD») del 29 maggio 2019 e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne,
considerando che:
(1)L’EMCDDA svolge le proprie attività conformemente al suddetto regolamento (CE) n. 1920/2006 del Consiglio.
(2)In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su norme interne adottate dall’EMCDDA, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
(3)Queste norme interne, comprese le disposizioni sulla valutazione della necessità e proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’EMCDDA valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.
(5)Nel quadro del suo funzionamento amministrativo, l’EMCDDA può condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di molestie e reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT).
(6)L’EMCDDA tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, aspetti amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
(7)L’EMCDDA, rappresentato dal suo direttore, agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo al proprio interno per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(8)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’EMCDDA.
(9)Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall’EMCDDA quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati («RPD»), conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).
(10)Queste norme interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del seguito fino ai loro risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dall’EMCDDA alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
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