Il Consiglio di Amministrazione dell'Autorità europea delle Assicurazioni e delle Pensioni Aziendali e Professionali,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l'articolo 25,
visto il regolamento (UE) n. 1094/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 novembre 2010, che istituisce l'Autorità europea di vigilanza (Autorità europea per le assicurazioni e pensioni aziendali e professionali), che modifica la decisione n. 716/2009/CE e abroga la decisione 2009/79/CE della Commissione (2) (in seguito denominata «EIOPA»), in particolare l'articolo 47, paragrafo 1,
visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati («GEPD») del 14 maggio 2019,
considerando che:
(1)In conformità dell'articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell'applicazione degli articoli dal 14 al 22, 35 e 36, nonché dell'articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondono ai diritti e agli obblighi previsti dagli articoli dal 14 al 22, dovrebbero basarsi su regole interne adottate dall'EIOPA, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
(2)Queste regole interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(3)Laddove eserciti le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l'EIOPA esamina se le deroghe stabilite in tale regolamento trovano applicazione.
(4)Sul piano del suo funzionamento amministrativo, l'EIOPA può condurre indagini amministrative, procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all'OLAF, trattare denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di molestie, reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati («RPD»), in linea con l'articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini interne sulla sicurezza (IT).
(5)L'EIOPA tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d'identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all'oggetto del procedimento o dell'attività).
(6)L'EIOPA, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all'interno dell'EIOPA per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(7)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l'accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell'EIOPA.
(8)Queste regole interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall'EIOPA quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all'OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati («RPD»), conformemente all'articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-EU).
(9)Queste regole interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all'avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del controllo dei loro risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l'assistenza e la cooperazione fornite dall'EIOPA alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
(10)Nei casi in cui si applichino tali regole interne, l'EIOPA deve fornire giustificazioni che spieghino il motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l'essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.
Nb:Per visionare il testo integrale consultare il link sottostante.
Link:
