LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l'articolo 25, paragrafo 1,

considerando quanto segue:

(1)La decisione C(2024) 1420 della Commissione (2) istituisce il Servizio di mediazione come servizio indipendente della Commissione. Il suo compito è facilitare la risoluzione amichevole dei conflitti sul luogo di lavoro o delle controversie riguardanti i diritti e gli obblighi dei membri del personale della Commissione soggetti allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti («RAA») dell'Unione europea, stabiliti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (3).

(2)La decisione C(2024) 1420 istituisce una procedura informale in base alla quale qualsiasi persona rientrante nel suo ambito di applicazione può chiedere l'assistenza del Servizio di mediazione.

(3)La Commissione e, nel contesto della presente decisione, il Servizio di mediazione per suo conto, contribuiscono a creare un luogo di lavoro produttivo e rispettoso, risolvendo in modo informale le controversie prima che si aggravino, e prevenendo il verificarsi di situazioni analoghe nell'istituzione. Il Servizio di mediazione fornisce una consulenza informale, di carattere riservato, a qualsiasi membro del personale che richieda la sua assistenza (di seguito: «richiedente»). Con il consenso del richiedente, può anche contattare qualsiasi altra parte identificata dallo stesso (di seguito: «persona interessata») in relazione alla mediazione. La mediazione necessita del consenso di tutte le parti coinvolte. Il Servizio di mediazione interviene rigorosamente su base informale. Non ha la facoltà di adottare decisioni contro i singoli individui.

(4)Per adempiere ai compiti nel settore della mediazione, la Commissione raccoglie e tratta informazioni e varie categorie di dati riguardanti i membri del personale e le altre figure rientranti nell'ambito di applicazione della decisione C(2024) 1420, compresi dati identificativi, recapiti, informazioni sui ruoli e sui compiti professionali, informazioni relative a comportamenti nell'ambito privato e professionale e dati riguardanti le prestazioni. La Commissione può anche trattare i dati personali sensibili di cui agli articoli 10 e 11 del regolamento (UE) 2018/1725, forniti volontariamente dal richiedente.

(5)I dati personali sono conservati in un ambiente fisico ed elettronico sicuro, al fine di impedirne l'accesso o il trasferimento illecito a persone che non hanno necessità di sapere. Al termine del trattamento i dati sono conservati conformemente all'articolo 6, paragrafo 11, della decisione C(2024) 1420.

(6)A norma del regolamento (UE) 2018/1725 la Commissione, in qualità di titolare del trattamento, è tenuta a fornire agli interessati informazioni in relazione alle suddette attività di trattamento e a rispettare i loro diritti in quanto interessati.

(7)Nello svolgimento dei suoi compiti la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dall'articolo 16, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725. Allo stesso tempo, nell'ambito delle sue attività come servizio di mediazione, la Commissione è tenuta a rispettare rigorose norme di riservatezza nei confronti dei richiedenti e potrebbe pertanto essere tenuta a conciliare i diritti di un interessato con i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati.

(8)Per il richiedente è fondamentale che sia preservata la riservatezza degli scambi e che non sia intrapresa nessuna azione senza il suo consenso. Quando una persona consulta il Servizio di mediazione per ottenere una consulenza riservata nel contesto di un conflitto e non dà a tale servizio il consenso a contattare la persona interessata ai fini della mediazione, il Servizio di mediazione non potrà informare la persona interessata. La comunicazione di tali informazioni renderebbe impossibile o pregiudicherebbe gravemente il conseguimento delle finalità perseguite dal Servizio di mediazione, in particolare la messa a disposizione di uno spazio sicuro in cui il richiedente possa discutere apertamente la propria situazione e decidere se avviare un processo di mediazione con la persona interessata. La Commissione può pertanto applicare la deroga di cui all'articolo 16, paragrafo 5, lettera b), del regolamento (UE) 2018/1725 per tutelare la riservatezza del trattamento conformemente all'articolo 5, paragrafo 1, della decisione C(2024) 1420.

(9)In determinate circostanze è necessario conciliare i diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 con l'esigenza di garantire che la Commissione svolga efficacemente il proprio compito di fornire una consulenza riservata informale, rispettando pienamente al tempo stesso i diritti e le libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine, l'articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725 offre alla Commissione la possibilità di limitare, a condizioni rigorose, l'applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35, nonché del principio di trasparenza sancito dall'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19, 20 e 35 di tale regolamento.

(10)Ciò potrebbe verificarsi, in particolare, quando il richiedente fornisce indirettamente informazioni relative ad altre persone interessate. In tal caso, la Commissione può decidere di limitare alcuni diritti della persona interessata qualora l'esercizio di tali diritti comporti la rivelazione di informazioni su un richiedente che non ha acconsentito a che il Servizio di mediazione intraprenda azioni per facilitare il dialogo con la persona interessata. In tal caso la Commissione può decidere di limitare il diritto di accesso alle informazioni in relazione alla persona interessata o altri suoi diritti al fine di tutelare i diritti e le libertà del richiedente. La Commissione può decidere in tal senso a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.

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