La Commissione europea,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell’energia atomica (1), in particolare l’articolo 9, paragrafo 1,

considerando quanto segue:

(1)Gli atti detenuti dalla Commissione costituiscono la base del suo funzionamento e del suo lavoro quotidiano. Fanno parte dei beni della Commissione e servono a facilitare lo scambio di informazioni, a fornire prove delle misure prese, ad adempiere agli obblighi giuridici dell’istituzione e a preservarne la memoria. Devono quindi essere gestiti secondo regole appropriate, applicabili a tutte le direzioni generali e i servizi assimilati.

(2)La Commissione conserva gli atti che sono creati, ricevuti e gestiti nel corso delle sue attività. Tutti gli atti, indipendentemente dal formato e dall’ambiente tecnologico in cui sono raccolti, creati o generati, sono acquisiti e mantenuti in repositorio elettronico ufficiale.

(3)Le disposizioni relative alla gestione degli atti e agli archivi stabiliscono i principi per garantire: la creazione, la ricezione e la corretta conservazione o eliminazione degli atti e la loro consultazione e comunicazione; l’autenticità, l’affidabilità, l’integrità e la leggibilità nel tempo degli atti e dei metadati che li accompagnano; l’identificazione di ogni atto così come l’estrazione e l’attribuzione di metadati, in modo che ciascun atto possa essere classificato, possa essere oggetto di ricerche e possa essere facilmente tracciabile; lo sviluppo, la manutenzione e l’aggiornamento della struttura dei sistemi di gestione degli atti e degli archivi della Commissione, dei suoi repositori elettronici e di quelli per i media analogici.

(4)Tali principi riguardano il ciclo di vita degli atti della Commissione, indipendentemente dal loro supporto, e la messa a disposizione, lo scambio, la condivisione, il riutilizzo e la diffusione dei dati, delle informazioni e degli atti, in linea con la politica, il sistema di governance e la prassi di gestione dei dati e delle informazioni della Commissione.

(5)Una gestione e archiviazione degli atti efficace e adeguata contribuisce all’adempimento degli obblighi di trasparenza della Commissione, in particolare facilitando l’accesso del pubblico ai documenti e attuando il principio di responsabilizzazione dell’azione pubblica.

(6)Le disposizioni relative alla gestione degli atti e agli archivi dovrebbero essere in linea con l’obbligo di dare accesso ai documenti detenuti dalla Commissione conformemente ai principi, alle modalità e ai limiti stabiliti dal regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).

(7)Con decisione 2002/47/CE, CECA, Euratom (3), la Commissione ha modificato il proprio regolamento interno per includervi disposizioni relative alla gestione dei documenti, e con decisione 2004/563/CE, Euratom (4) ha modificato il regolamento interno per inserirvi disposizioni sui documenti elettronici e digitalizzati al fine di istituire una gestione ed archiviazione elettronica dei documenti, definendo un insieme comune di norme e procedimenti applicabili a tutti i servizi.

(8)È necessario aggiornare le norme che determinano le condizioni di validità e di conservazione, rispetto alle esigenze della Commissione, dei documenti elettronici, digitalizzati e trasmessi per via elettronica.

(9)La politica di gestione degli atti e di archiviazione dovrebbe tenere conto del programma di trasformazione digitale della Commissione (5). Il principio di creazione degli atti solo in formato elettronico dovrebbe pertanto essere fortemente sottolineato, ferma restando la possibilità di eccezioni a questo principio.

(10)Le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie dell’Unione sono incoraggiate a riconoscere l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari contemplati dal regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (6) ai fini dell’amministrazione cooperativa facendo tesoro, in particolare, delle buone prassi esistenti e dei risultati dei progetti in corso nei settori contemplati da tale regolamento.

Per saperne di più:

Tratto da:

Link:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.430.01.0030.01.ITA&toc=OJ%3AL%3A2021%3A430%3ATOC

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