Il Consiglio di Direzione dell’Impresa comune celle a combustibile e idrogeno 2 (in appresso «la FCH 2 JU»),
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
visto lo statuto dell’impresa comune allegato al regolamento (UE) n. 559/2014 del Consiglio, del 6 maggio 2014, che istituisce l’impresa comune Celle a combustibile e idrogeno 2 (2), in particolare l’articolo 7, paragrafo 3, lettera r),
visti gli orientamenti del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne,
previa consultazione del GEPD, avvenuta il 12 novembre 2019, conformemente all’articolo 41, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725,
viste le raccomandazioni del Garante europeo della protezione dei dati («GEPD») del 18 dicembre 2019,
considerando quanto segue:
1)La FCH 2 JU svolge le sue attività in conformità del regolamento (CE) n. 559/2014.
2)In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su norme interne adottate dall’impresa comune, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
3)Tali norme interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
4)Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, la FCH 2 JU valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.
5)Nel quadro del suo funzionamento amministrativo, la FCH 2 JU può condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità (whistleblowing), procedure (formali e informali) di molestie e reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT).
6)La FCH 2 JU tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, aspetti amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività) (3).
7)La FCH 2 JU, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno della FCH 2 JU necessarie per assolvere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
8)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri della FCH 2 JU.
9)Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dalla FCH 2 JU quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati («RPD»), conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE).
10)Tali norme interne dovrebbero applicarsi alle operazioni di trattamento effettuate prima dell’apertura delle procedure di cui sopra, nel corso di tali procedure e durante il monitoraggio del seguito dei relativi risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dalla FCH 2 JU alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
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