Il Consiglio di Amministrazione del Centro europeo per la Prevenzione e il Controllo delle Malattie (di seguito «ECDC»)
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), e in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (CE) n. 851/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 21 aprile 2004, con il quale si crea un Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (2), in particolare l’articolo 20, paragrafo 4,
visto il regolamento interno del consiglio di amministrazione dell’ECDC, e in particolare l’articolo 10,
visto il parere del GEPD del 22 luglio 2019 e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne,
previa consultazione del comitato del personale, considerando che:
(1)L’ECDC svolge le sue attività conformemente al regolamento (CE) n. 851/2004.
(2)Conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondono ai diritti e agli obblighi previsti dagli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su regole interne adottate dall’ECDC, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
(3)Queste regole interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Laddove eserciti le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’ECDC valuta se le deroghe previste in tale regolamento trovino applicazione.
(5)L’ECDC può, nell’ambito del proprio operato, condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, avviare attività preliminari riguardanti i casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di molestie e reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, trattare i dati relativi alla salute del personale dell’ECDC, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT).
(6)L’ECDC tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, aspetti amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
(7)L’ECDC, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo al proprio interno, per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(8)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento degli stessi a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’ECDC.
(9)Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall’ECDC quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) in casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati («RPD»), conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE) nonché in relazione alla gestione dei fascicoli personali dei membri del personale.
(10)Queste norme interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del seguito fino ai loro risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dall’ECDC alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
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