La Commissione europea,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249, paragrafo 1,

considerando quanto segue:

(1)A norma del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio (1), ciascuna istituzione dell'Unione deve creare una funzione di audit interno che è esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali. A livello della Commissione, le attività di audit interno sono svolte dal servizio di audit interno («il servizio») istituito l'11 aprile 2000. Il servizio svolge attività di audit interno anche presso le agenzie decentrate dell'Unione e altri organismi autonomi che ricevono contributi dal bilancio dell'Unione.

(2)Il servizio svolge le attività di audit interno in conformità degli articoli da 117 a 123 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e della sua carta delle funzioni (2). A tale riguardo, il servizio gode di totale indipendenza e può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per lo svolgimento delle sue attività di audit interno in relazione a tutte le attività e a tutti i servizi dell'istituzione dell'Unione interessata.

(3)Il servizio fornisce consulenza ad altri servizi della Commissione, alle agenzie esecutive, alle agenzie decentrate dell'Unione e ad altri organismi autonomi che ricevono contributi dal bilancio dell'Unione su come affrontare i rischi, vale a dire qualsiasi evento o questione che potrebbe comportare conseguenze negative per il conseguimento dell'obiettivo politico, strategico e operativo della Commissione, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria, in conformità degli articoli da 117 a 123 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046. Di norma, quindi, le attività di audit interno del servizio non riguardano le persone fisiche in quanto tali. Tuttavia, nel corso delle sue attività il servizio tratta inevitabilmente dati personali ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (3). Le attività di audit interno del servizio consistono nel verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi di gestione interna, nonché le prestazioni dei servizi per quanto riguarda la realizzazione delle politiche, dei programmi e delle azioni, e nel valutare l'efficienza e l'efficacia dei sistemi di controllo e di audit interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio. Esse contribuiscono pertanto a salvaguardare importanti interessi economici e finanziari dell'Unione e degli Stati membri. Il servizio è titolare dei trattamenti di dati che svolge conformemente all'articolo 118 e all'articolo 119, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

(4)Le attività di audit interno svolte presso la Commissione e le sue agenzie esecutive, le agenzie decentrate dell'Unione e altri organismi autonomi hanno forme e contenuti diversi, che vanno dagli incarichi di assurance (comprese le valutazioni dei rischi) e di consulenza ai riesami di portata limitata e agli incarichi di follow-up.

(5)In conformità della sua carta delle funzioni aggiornata il 21 novembre 2018 (C(2018)7707), il Comitato di controllo degli audit è un organo consultivo (4) che assiste la Commissione nell'adempimento dei suoi obblighi derivanti dai trattati e da altri atti legislativi [regolamento (UE, Euratom) 2018/1046] assicurando l'indipendenza del servizio di audit interno, monitorando la qualità dell'attività di audit interno e garantendo che le raccomandazioni in materia di audit interno ed esterno siano prese adeguatamente in considerazione dai servizi della Commissione e ricevano un seguito appropriato. In tal modo, il Comitato contribuisce a migliorare ulteriormente l'efficienza e l'efficacia generali della Commissione nel conseguimento dei suoi obiettivi e agevola la verifica della governance, della gestione dei rischi e delle prassi di controllo interno della Commissione da parte del Collegio. Il Comitato è titolare dei trattamenti di dati che svolge conformemente all'articolo 123 del regolamento finanziario.

(6)Ai fini delle sue attività a norma dell'articolo 118 e dell'articolo 119, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, la Commissione tratta, sia di propria iniziativa che sulla base di osservazioni ricevute, i dati personali acquisiti o ricevuti da persone giuridiche, persone fisiche, Stati membri e organismi e organizzazioni internazionali. Nel corso di tali attività di audit interno, il servizio può altresì trattare i dati personali acquisiti o ricevuti da fonti accessibili al pubblico, oppure provenienti da fonti anonime o da fonti identificate che richiedono la protezione della loro identità.

(7)La Commissione può, a sua volta, scambiare dati personali con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'Unione, con le autorità competenti degli Stati membri e, nell'ambito dei suoi accordi internazionali o di cooperazione pertinenti, con paesi terzi e organizzazioni internazionali.

(8)Le attività di trattamento di dati personali ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2018/1725 effettuate nel corso di un'attività di audit interno possono aver luogo anche prima che la Commissione avvii formalmente l'attività, continuare durante il suo svolgimento e proseguire anche dopo la sua chiusura formale (ad esempio, per monitorare l'attuazione delle raccomandazioni, valutare la necessità di avviare nuove attività di audit interno, ecc.).

(9)Le categorie di dati personali trattate dalla Commissione sono, ad esempio, i dati identificativi, i recapiti, i dati professionali e quelli relativi o ricollegati all'oggetto dell'attività. Queste categorie di dati personali sono conservate in un ambiente elettronico sicuro per impedire la consultazione o il trasferimento illeciti di dati a persone che non hanno necessità di sapere. I dati personali sono conservati per un periodo massimo di dieci anni. Al termine di tale periodo, le informazioni relative all'attività di audit interno, compresi i dati personali, sono trasferite negli archivi storici della Commissione (5) o distrutte.

(10)Nello svolgimento delle attività di audit interno, la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali riconosciuti dall'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dall'articolo 16, paragrafo 1, del trattato, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725. Al tempo stesso, la Commissione deve rispettare le rigorose regole di riservatezza previste dalle norme internazionali in materia di audit interno, in conformità dell'articolo 117 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.

Nb:Per visionare il testo integrale consultare il link sottostante.

Tratto da:

Link:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2018.315.01.0035.01.ITA&toc=OJ:L:2018:315:TOC