La Commissione europea,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2014, relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti (1), in particolare l'articolo 32, paragrafo 8,
considerando quanto segue:
(1)Il regolamento di esecuzione (UE) n. 463/2014 della Commissione (2) stabilisce le disposizioni necessarie per l'elaborazione dei programmi. Al fine di garantire l'attuazione dei programmi finanziati dal Fondo di aiuti europei agli indigenti (il «FEAD»), è necessario stabilire ulteriori disposizioni per l'applicazione del regolamento (UE) n. 223/2014.
(2)Ai fini dell'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014, è necessario definire le specifiche tecniche del sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit.
(3)È opportuno che le specifiche tecniche dettagliate del sistema di registrazione e conservazione dei dati siano sufficientemente documentate da garantire la disponibilità di una pista di controllo che permetta di verificare la conformità ai requisiti di legge.
(4)È inoltre opportuno che il sistema di registrazione e conservazione dei dati comprenda funzioni di informazione e strumenti di ricerca adeguati che permettano di reperire e aggregare facilmente le informazioni in esso memorizzate a fini di sorveglianza, valutazione, gestione finanziaria, verifica e audit.
(5)Le misure previste dal presente regolamento sono conformi al parere del comitato del Fondo di aiuti europei agli indigenti,
Ha adottato il seguente regolamento:
Articolo 1
Disposizioni generali
Il sistema di registrazione e di conservazione dei dati relativi alle operazioni di cui all'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014 è conforme alle specifiche tecniche di cui agli articoli da 2 a 5.
Articolo 2
Protezione e conservazione dei dati, dei documenti e loro integrità
1.L'accesso al sistema si basa su diritti predefiniti per i diversi tipi di utilizzatori e viene soppresso quando non è più necessario.
2.Il sistema conserva traccia di tutte le attività di registrazione, modifica e cancellazione di dati e documenti.
3.Il sistema non consente di modificare il contenuto dei documenti recanti una firma elettronica. Una validazione temporale non modificabile, atta a certificare il deposito del documento recante una firma
elettronica, viene generata e allegata al documento. La cancellazione di tali documenti viene registrata conformemente al paragrafo 2.
4.Vengono effettuati regolari backup dei dati. Il backup contenente una copia dell'intero contenuto dell'archivio di file elettronici è immediatamente disponibile in caso di emergenza.
5.L'archivio elettronico è protetto contro il rischio di eventuali perdite o alterazioni della sua integrità. Tale protezione comprende la protezione fisica contro temperature e livelli di umidità non appropriati, sistemi antincendio e antifurto, sistemi adeguati di protezione contro virus informatici, hacker e altre forme di accesso non autorizzato.
6.Il sistema prevede la migrazione dei dati, del formato e dell'ambiente informatico a intervalli sufficienti a garantire la leggibilità e l'accessibilità dei documenti e dei dati fino alla fine del periodo pertinente di cui all'articolo 51, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014.
Articolo 3
Funzioni di ricerca e di informazione
Il sistema include:
a)strumenti di ricerca appropriati che permettono di recuperare facilmente documenti, dati e relativi metadati;
b)una funzione di informazione che consente la produzione di relazioni sulla base di criteri predefiniti, in particolare per i dati di cui al regolamento delegato (UE) n. 532/2014 della Commissione (3);
c)la possibilità di salvare, esportare o stampare le relazioni di cui alla lettera b), o un collegamento a un'applicazione esterna che permetta tale possibilità.
Articolo 4
Documentazione relativa al sistema
L'autorità di gestione fornisce una documentazione funzionale e tecnica completa e aggiornata sul funzionamento e sulle caratteristiche del sistema, accessibile su richiesta dei soggetti pertinenti incaricati della gestione del programma, della Commissione e della Corte dei conti europea.
La documentazione di cui al primo comma fornisce la prova dell'attuazione del regolamento (UE) n. 223/2014 nello Stato membro interessato.
Articolo 5
Sicurezza dello scambio di informazioni
Il sistema utilizzato è protetto da misure di sicurezza adeguate relative alla classificazione dei documenti, alla protezione dei sistemi informativi e alla tutela dei dati personali. Tali misure sono conformi alle norme internazionali e alle prescrizioni del diritto nazionale.
Le misure di sicurezza di cui al primo comma proteggono le reti e i mezzi di trasmissione quando il sistema utilizzato interagisce con altri moduli e sistemi.
Articolo 6
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, l'11 Febbraio 2015
Per la Commissione
Il Presidente
Jean-Claude JUNCKER
Link:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=OJ:JOL_2015_036_R_0001
