Il Consiglio di Amministrazione dell’Agenzia europea di Controllo della Pesca,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (UE) 2019/473 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 marzo 2019, sull’Agenzia europea di controllo della pesca (2) («l’Agenzia»), in particolare l’articolo 32, paragrafo 2, lettera h),
previa consultazione del Garante europeo della protezione dei dati in merito a tale decisione, in conformità dell’articolo 41, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725,
considerando quanto segue:
(1)Il regolamento (UE) 2019/473 disciplina l’Agenzia europea di controllo della pesca, il cui obiettivo è organizzare il coordinamento operativo delle attività di controllo e di ispezione della pesca praticate dagli Stati membri e assistere i medesimi affinché cooperino per garantire il rispetto delle norme della politica comune della pesca, al fine di assicurarne l’applicazione effettiva e uniforme.
(2)In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondono ai diritti e agli obblighi previsti dagli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su norme interne adottate dall’Agenzia, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
(3)Tali norme interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’Agenzia valuta se sia applicabile una delle eccezioni previste in tale regolamento.
(5)Nel quadro del suo funzionamento amministrativo, l’Agenzia può condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di molestie e reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT).
(6)Nel quadro delle sue attività operative, l’Agenzia riceve relazioni d’ispezione da parte degli ispettori dell’Unione, come statuito all’articolo 123 del regolamento di esecuzione (UE) n. 404/2011 (3) della Commissione, agli articoli 18, 19 e 20 del regolamento (UE) n. 1236/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) e agli articoli 30, 33 e 34 del regolamento (UE) 2019/833 del Parlamento europeo e del Consiglio (5). L’Agenzia riceve anche informazioni e dati dagli Stati membri nel contesto dell’analisi fornita alla Commissione europea per la preparazione e lo svolgimento di missioni sul posto in paesi terzi ai sensi dell’articolo 20, paragrafo 4, lettera c), del regolamento (CE) n. 1005/2008 del Consiglio (6), come stabilito nella decisione 2009/988/UE (7) della Commissione.
(7)L’Agenzia tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
(8)L’Agenzia, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno dell’Agenzia per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(9)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento per il periodo specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’Agenzia.
(10)Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall’Agenzia quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE) e le attività operative di cui al considerando 6 che precede.
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