Il Consiglio di Amministrazione dell’Agenzia europea per la Sicurezza Marittima,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
visti il parere del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) [DH/GC/vm/D(2019) 2673 C 2019-0876] del 18 dicembre 2019 e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne,
visto il regolamento (CE) n. 1406/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 giugno 2002, che istituisce un’Agenzia europea per la sicurezza marittima (2), e successive modifiche, in particolare l’articolo 4, paragrafo 4,
considerando quanto segue:
(1)L’Agenzia svolge le proprie attività conformemente al suo regolamento istitutivo.
(2)In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli dal 14 al 22, 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondono ai diritti e agli obblighi previsti dagli articoli dal 14 al 22, dovrebbero basarsi su norme interne adottate dall’Agenzia, qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
(3)Tali norme interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’Agenzia valuta se sia applicabile una delle deroghe stabilite in tale regolamento.
(5)Nel quadro del suo funzionamento, l’Agenzia può condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, svolgere attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, trattare denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestie e reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, nonché indagini interne sulla sicurezza (IT).
L’Agenzia tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
(6)L’Agenzia, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno dell’Agenzia per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(7)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati esclusivamente per il tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento per il periodo specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’Agenzia.
(8)Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall’Agenzia quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio, CERT-UE).
(9)Tali norme interne dovrebbero applicarsi alle operazioni di trattamento effettuate prima dell’apertura delle procedure di cui sopra, nel corso di tali procedure e durante il monitoraggio del seguito dei relativi risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dall’Agenzia alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
(10)Nei casi in cui si applichino tali norme interne, l’Agenzia deve fornire delle giustificazioni che spieghino il motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.
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