Il Consiglio di Amministrazione dell'Agenzia europea per le Sostanze Chimiche (di seguito «l'Agenzia»)
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), e in particolare l'articolo 25,
visto il regolamento (CE) n. 1907/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, concernente la registrazione, la valutazione, l'autorizzazione e la restrizione delle sostanze chimiche (REACH), che istituisce un'Agenzia europea per le sostanze chimiche, che modifica la direttiva 1999/45/CE e che abroga il regolamento (CEE) n. 793/93 del Consiglio e il regolamento (CE) n. 1488/94 della Commissione, nonché la direttiva 76/769/CEE del Consiglio e le direttive della Commissione 91/155/CEE, 93/67/CEE, 93/105/CE e 2000/21/CE (2), e in particolare l'articolo 78,
visti il parere del GEPD, del 14 maggio 2019, e gli orientamenti del GEPD sull'articolo 25 del nuovo regolamento e norme interne,
sentito il comitato del personale,
considerando quanto segue:
(1)L'Agenzia svolge le sue attività in conformità con il regolamento (CE) n. 1907/2006.
(2)Conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni all'applicazione degli articoli da 14 a 22, 35 e 36, nonché dell'articolo 4 del regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi sulle norme interne che saranno adottate dall'Agenzia, laddove non si basino su atti giuridici adottati in base ai trattati.
(3)Queste norme interne, comprese le disposizioni sulla valutazione della necessità e proporzionalità di una limitazione, non si dovrebbero applicare se un atto giuridico adottato in base ai trattati prevede una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Quando esercita le sue funzioni con riguardo ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l'ECHA valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.
(5)L'Agenzia può, nell'ambito del proprio operato, condurre indagini amministrative, procedimenti disciplinari, avviare attività preliminari riguardanti i casi di potenziali irregolarità segnalate all'OLAF, trattare denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di prevenzione delle molestie, reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, in linea con l'articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini interne sulla sicurezza (IT).
(6)L'Agenzia tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d'identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all'oggetto del procedimento o dell'attività).
(7)L'Agenzia, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all'interno dell'Agenzia per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(8)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l'accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento per il periodo specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell'Agenzia.
(9)Le regole interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall'Agenzia quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all'OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all'articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-EU).
(10)Queste regole interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all'avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del controllo dei loro risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l'assistenza e la cooperazione fornite dall'Agenzia alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
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