La Commissione europea,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249, paragrafo 1,
considerando quanto segue:
(1)Ai sensi dell'articolo 26 bis dello statuto e degli articoli 16 e 91 del regime applicabile agli altri agenti, i funzionari e gli agenti hanno il diritto di prendere conoscenza del proprio fascicolo medico secondo le modalità definite dalle autorità che hanno il potere di nomina delle istituzioni.
(2)A partire dal 2004 la conclusione n. 221/04 dei capi dell'amministrazione (1) disciplina l'accesso ai fascicoli medici e non consente l'accesso diretto degli interessati a tutti i documenti a carattere psichiatrico o psicologico che li riguardano. Tale limitazione di carattere generale non comporta un'analisi caso per caso.
(3)Per conformarsi al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (2), le limitazioni relative all'accesso a tali documenti applicate dalla Commissione devono essere proporzionate e prevedere un'analisi caso per caso.
(4)Sebbene l'accesso ai fascicoli medici debba essere concesso agli interessati nella misura più ampia possibile, limitazioni basate sull'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 possono, in alcuni casi, essere necessarie per proteggere la salute del membro del personale o gli interessi legittimi di terzi. Il medico fiscale, che agisce per conto della Commissione, dovrebbe fornire i motivi di tale limitazione, i quali dovrebbero essere integrati nel fascicolo medico del membro del personale interessato.
(5)I dati personali sono conservati in ambienti elettronici e fisici sicuri al fine di impedire l'accesso o il trasferimento illecito di dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza.
(6)I periodi di conservazione che si applicano al trattamento dei fascicoli medici sono stabiliti nell'elenco comune di conservazione a livello della Commissione per i fascicoli dell'Unione europea (3).
(7)Il responsabile della protezione dei dati della Commissione europea dovrebbe effettuare un riesame indipendente dell'applicazione delle limitazioni al fine di garantire l'osservanza della presente decisione.
(8)Il Garante europeo della protezione dei dati ha espresso un parere il 10 dicembre 2018.
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